Werkvergunningensysteem PLB

Inleiding

Het uitvoeren van (onderhouds-) werkzaamheden brengt diverse risico’s met zich mee. Om deze risico’s te beheersen wordt gebruik gemaakt van een werkvergunningen systeem. Met een werkvergunningensysteem wordt vastgelegd wanneer, door wie en onder welke voorwaarden werkzaamheden  verricht mogen worden.

Doel van een werkvergunningen systeem

Het uiteindelijke doel van een werkvergunningen systeem is om incidenten te voorkomen bij de uitvoering van werkzaamheden, en mogelijke schade aan personen, installaties en het milieu zoveel mogelijk uit te sluiten.

Overige doelstellingen die bijdragen aan het scheppen van een veilige werkplek die met een werkvergunningensysteem gerealiseerd kunnen worden zijn:

  • Een goede omschrijving van de werkzaamheden en vastlegging van de risico’s die hierbij aanwezig zijn en de maatregelen die getroffen moeten worden;
  • Communicatie hierover bevorderen tussen betrokkenen, toepassing van het “vier ogen principe”;
  • Autorisatie te verlenen aan bepaalde personen om binnen een vastgestelde tijdsperiode specifieke werkzaamheden uit te mogen voeren

Minimale eisen van een werkvergunningensysteem

  • Heldere beschrijving van de procedure, taken en verantwoordelijkheden.
  • Binnen het werkvergunningen systeem zijn minimaal drie rollen benoemd en beschreven:
    • De aanvrager of de aanvragende partij
    • De verstrekker of de verstrekkende afdeling
    • De houder of de uitvoerende partij
  • De aard van de werkzaamheden, de risico’s en de beheersmaatregelen moeten kunnen worden vastgelegd.
  • Het werkvergunningensysteem moet duidelijk zijn over autorisaties, bevoegdheden en geldigheid.
  • Voor specifieke (verhoogd risico-) werkzaamheden, zoals bijvoorbeeld, betreden van besloten ruimten, graafwerkzaamheden, las- en slijpwerkzaamheden etc., kunnen aparte- of aanvullende vergunningen worden geëist.
  • De verantwoording voor het verstrekken van een vergunning ligt (meestal) bij de Operationele afdeling, dit wil zeggen de afdeling die de installatie bedrijft.

Rollen, taken en verantwoordelijkheden

  • De aanvrager is diegene die het werk gaat organiseren en (werk-technisch) voorbereiden. Hij vraagt middels de aanvraag voor een werkvergunning aan de verstrekker of het werk op een benoemd tijdstip aan een benoemd installatiedeel uitgevoerd mag worden. Hij is er verantwoordelijk voor om een zo nauwkeurig mogelijke omschrijving  van de activiteiten te geven die plaats gaan vinden. Aan de hand van de beschreven activiteiten doet hij  een eerste risico-inschatting en vult alvast de benodigde beheersmaatregelen in, en welke beschermingsmiddelen gebruikt moeten worden.
     
  • De verstrekker is diegene die het operationele beheer over de installatie heeft en middels de werkvergunning  toestemming moet geven voor het uitvoeren van de werkzaamheden. Met de gegevens die de aanvrager heeft aangeleverd, bepaalt de verstrekker welke installatie- en proces-technische en overige beheersmaatregelen genomen moeten worden  om het werk veilig uit te kunnen voeren. Een belangrijk onderdeel hiervan is het veiligstellen van de installatie of het installatiedeel waaraan gewerkt gaat worden, dit betekent meestal vrij van energie, druk en product. Deze situatie moet tijdens de werkzaamheden geborgd blijven, bijvoorbeeld door toepassen van het Lock-out/ Tag Out en Try Out (LOTOTO) principe. Ter controle kan het nodig zijn dat metingen uitgevoerd moeten worden, waarvan de resultaten in de werkvergunning worden opgenomen. De verstrekker bepaalt in overleg met de aanvrager of een aanvullende taak risico analyse nodig is (zie instructie TRA). De verstrekker is eindverantwoordelijk voor de inhoud van de vergunning. Bij complexe en verhoogd risico karweien moet het mogelijk zijn dat hij zich door experts, zoals veiligheidskundigen of installatiedeskundigen kan laten adviseren.
     
  • De houder is diegene die belast is met het toezicht en de leiding tijdens de uitvoering van de werkzaamheden. Hij neemt na het doorspreken van de werkvergunning met de verstrekker de vergunning over. In het gesprek komen aan de orde de risico’s van de activiteiten en de beheersmaatregelen die hiervoor zijn getroffen, en de beheersmaatregelen die de houder zelf nog moet treffen zoals gebruik van de voorgeschreven beschermingsmaatregelen. Ook de inhoud van een aanvullende risico analyse (TRA) wordt als onderdeel van de werkvergunning besproken. De houder deelt de informatie uit de werkvergunning met zijn uitvoerenden in geval van een karwei door meerdere medewerkers moet worden uitgevoerd. Op de werkplek zelf kan met behulp van een LMRA met alle uitvoerenden de controle op de risico’s en bijbehorende maatregelen worden uitgevoerd. De werkvergunning dient tijdens de uitvoering op de werkplek aanwezig te zijn en kan door alle betrokkenen geraadpleegd worden indien nodig. De houder is verantwoordelijk voor de uitvoering van de werkzaamheden conform de werkvergunning en levert zijn vergunning na einde werkzaamheden weer bij de verstrekker in.

De werkvergunning wordt minimaal door verstrekker en houder ondertekend.

Korte procesbeschrijving van het werkvergunningensysteem

Wanneer gepland of ongepland onderhoud aan installaties of installatiedelen noodzakelijk is, dient de belanghebbende of uitvoerende partij (meestal een medewerker van de onderhoudsafdeling) een aanvraag in voor een werkvergunning.  De operationele afdeling beoordeeld de ingediende aanvraag, en stemt de aard van de werkzaamheden, de risico’s en de te nemen maatregelen met de aanvrager af. Bij verhoogd risico kan een TRA (zie instructie Taak Risico Analyse) onderdeel uit maken van de werkvergunning.

De Operationele afdeling gaat vervolgens de werkvergunning voorbereiden, en zorgt er voor dat gevarenbronnen (waaronder energiebronnen) worden weggenomen of geblokkeerd, zodat veilig aan de installatie of het betreffende installatiedeel kan worden gewerkt. Tevens worden de overige beheersmaatregelen en voorwaarden beschreven die voor een veilige uitvoering noodzakelijk zijn.

Op het afgesproken of geplande moment wordt de installatie of het installatiedeel door middel van de werkvergunning vrijgegeven en overgedragen aan de houder van de uitvoerende partij. Tijdens dit overdrachtsmoment wordt de werkvergunning en alle relevante documenten (zoals een TRA) doorgenomen en besproken tussen de verstrekker en de houder. De houder kan vervolgens (met eventuele overige uitvoerenden) de nog te nemen maatregelen op de werkplek uitvoeren en het karwei starten. Als blijkt dat niet alle maatregelen genomen zijn of dat er nog risico’s op de werkplek aanwezig zijn die niet zijn beheerst, dan kan het werk niet gestart worden en dient de houder opnieuw overleg te voeren met de verstrekker.

Geldigheid van de werkvergunning

Een werkvergunning wordt meestal uitgegeven voor maximaal een dag of shift, en dient na de afgesproken tijd weer bij de verstrekker te worden ingeleverd. Indien een karwei meerdere dagen in beslag neemt, kan de werkvergunning verlengd worden. Hierbij moet wel rekening gehouden worden met veranderende omstandigheden en daarom ook telkens opnieuw besproken worden tussen verstrekker en houder. Wijzigingen kunnen alleen door de verstrekker worden aangebracht.

Bij incidenten of calamiteiten tijdens de uitvoering van het karwei, moeten de werkzaamheden onmiddellijk gestaakt worden en vervalt de geldigheid van de werkvergunning, en moet de werkvergunning ingeleverd worden bij de verstrekker. De operationele afdeling bepaalt wanneer de werkvergunning weer mag worden uitgegeven.
 

Maatregelen medewerkers

  • De inventarisatie van de uit te voeren activiteiten en risico’s kan het beste vooraf op de werkplek worden uitgevoerd.
  • De houder neemt met al zijn uitvoerenden de werkvergunning en de TRA op de werkplek door en voert nog een gezamenlijke LMRA uit, waarbij gecontroleerd wordt of alle beheersmaatregelen aanwezig en actief zijn, en dat iedereen ze begrepen heeft en toepast.
  • Als de beheersmaatregelen om bepaalde redenen niet meer functioneren of kunnen worden toegepast, worden de werkzaamheden gestaakt totdat er weer een veilige, beheerste situatie is.
     

Maatregelen organisatie

De organisatie zorgt dat er een werkvergunningen systeem wordt ingericht en stelt de eisen vast voor de medewerkers die hier een rol in vervullen. Deze medewerkers dienen vervolgens opgeleid en getraind te worden om hun verantwoordelijkheid te kunnen nemen in de hun toebedeelde rol. In een instructie wordt per rol vastgelegd wat de taken en verantwoordelijkheden zijn en hoe de stappen in het werkvergunningenproces moeten worden doorlopen.
 

Overige aandachtspunten:

  • Beschikbaar stellen en communiceren van de (installatie-) RI&E
  • Medewerkers trainen in het herkennen van gevaren bij uitvoering van activiteiten
  • Medewerkers trainen in het opstellen en gebruiken van risicoanalyses of TRA’s
     

Info arbodeskundigen

Arbeidsomstandighedenwet

  • Artikel 5 Inventarisatie en evaluatie van risico’s
  • Artikel 8 Voorlichting en onderricht
     

Hulpmiddelen

  • Werkvergunningen formulier
  • Risico classificatie methodiek of risicomatrix
     

Activiteiten met verhoogd risico

  • Betreden besloten ruimten
  • Heetwerk met risico op brand of verbranding
  • Stralingswerkzaamheden
  • Werken op hoogte
  • Hijswerkzaamheden
  • Graafwerkzaamheden
  • Werkzaamheden in een ATEX gezoneerd gebied
  • Werken in de nabijheid van onder spanning staande delen
randomness